詳細(xì)的外貿(mào)跟單基本流程大全

外貿(mào)跟單基本流程

(1) 接單

(2) 跟進(jìn)生產(chǎn)

(3) 催審單證

(4) 出貨跟蹤

(5) 制單結(jié)匯

一、接單

1.接單的形式：在出口貿(mào)易中，*常見的是：

(1)合同：

(CONTRACT)合同有銷貨合同(SALES CONTRACT)和購(gòu)貨合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

(2) 確認(rèn)書：

(CONFIRMATION)它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書(SALES CONFIRMATION)和購(gòu)貨確認(rèn)書(PURCHASE CONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。

而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。 還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。

要提的是，客戶從國(guó)外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。

2.接單的程序： 詢盤，發(fā)盤，還盤，接受等環(huán)節(jié)。

(1)詢盤：(INQUIRY)又叫詢價(jià)。

(2)發(fā)盤：(OFFER)又叫報(bào)價(jià)。

是賣方向買方提出各項(xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對(duì)方的詢盤后作出的。

(3)還盤：(COUNTER-OFFER)又叫還價(jià)。

(4)拒絕還盤 (Decline counter-offer)

(5)接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。

3.審單：即審核合同

審單內(nèi)容：產(chǎn)品名稱、規(guī)格 質(zhì)量 數(shù)量 單價(jià)、總額 價(jià)格條款 付款方式 包裝要求 交貨期 交貨方式。

審單方法：

(1)產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時(shí)產(chǎn)品代碼/型號(hào)是不是自身的產(chǎn)品?與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)?有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼/型號(hào)同時(shí)也代表了規(guī)格。

(2)質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。

(3)數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。

(4)單價(jià)，總額的審查：

1、客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)?總額有沒有加錯(cuò)?

2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。(英鎊，港幣，歐元)

(5)價(jià)格條款的審查：

出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語，常用的有：

FOB (free on board, …named port of shipment)船上交貨價(jià)(指定裝運(yùn)港的價(jià)格條件)

CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)(指定目的港)價(jià)格。FCA (free carrier) (用于空運(yùn))by air

(6)付款方式審查：

1、付款方式是否能接受?LC ，付定金，等等。

2、支付的貨幣能否接受?

(7)包裝要求的審查：

1、工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受?

2、客戶提供的包裝(彩印，尺寸)我們能否做?

3、客戶提供的包裝資料是否齊全?(內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽 hangtag, price tag ，說明書, 嘜頭 shipping mark)

(8)交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)。

(9)交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。 注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn)(趕銷售)，我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。

關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

寄目錄，樣本： 準(zhǔn)備樣品。

(1) 工廠現(xiàn)有的款式

(2) 新款

(3) 客戶來樣。

要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好*終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國(guó)際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：

A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳。

B： 新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。

C： 新品的制作要留有實(shí)樣。

D： 客戶的來樣要保存好原樣。

形式**：PROFORMA INVOICE

買方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在**交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開立的一份參考性**。這種**在成交后不能代替正式**使用，對(duì)雙方都無*終約束力。

為了區(qū)別于正式**，它必須明顯表明“形式**”字樣。形式**上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。(收貨人，合同號(hào)，形式**號(hào)，開出日期)。 產(chǎn)品信息 (品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期)。合同條款(價(jià)格條款，付款方法)。此外，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。

二、跟進(jìn)生產(chǎn)

簽訂合同后跟單的主要程序：

以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉(cāng)，(報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。

我們將這些程序概括為：

備貨及生產(chǎn)跟單 • 催審單證 • 訂倉(cāng)裝船 • 制單結(jié)匯

1.生產(chǎn)跟單

產(chǎn)前批辦：準(zhǔn)備顏色辦，輔料樣辦，包裝樣辦，產(chǎn)前樣辦等給客人批，OK后開始生產(chǎn)大貨

2. 生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤(進(jìn)度跟蹤表，訂單號(hào)，交貨日期，生產(chǎn)進(jìn)度，問題解決)

3. 安排QC驗(yàn)貨 (中期驗(yàn)貨，走貨前驗(yàn)貨)

4. 準(zhǔn)備出貨

三、催審單證：

大多數(shù)的支付方式是L/C。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時(shí)，要催證。

審證：審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。

改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題如包裝上，總金額，有效期，拼寫錯(cuò)誤等，必須要求對(duì)方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

四、出貨跟蹤

訂倉(cāng)裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉(cāng)和裝船的階段。

按CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù)。

首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A. 貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ (29 – 30立方/17.5噸) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5噸), 40’H (68 –71立方/27.5噸)

B.制作裝箱單：裝箱單應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號(hào)，嘜頭等。

C.跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

按FOB成交的，只要將貨物送到指定裝貨港即可

五、制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的zui后一個(gè)環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，**，海關(guān)**，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔。生產(chǎn)企業(yè)跟單(工廠跟單)

生產(chǎn)過程跟單的流程：

1、下達(dá)生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。

2、分析生產(chǎn)能力。 生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施?要不要外包?

3、制定生產(chǎn)計(jì)劃。

4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。

5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6. 有關(guān)訂單的更改問題：客戶對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改，有數(shù)量上的(或增加，或減少)，有包裝上的，有交期的變更(或提前，或推遲)。接到客戶要求變更，首先要看改什么?能否接收?如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購(gòu)了材料，如果是通用的，問題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對(duì)交期：如要提前，我們要根據(jù)實(shí)際情況說。如要推遲，時(shí)間短，問題不大，但如要延遲很長(zhǎng)，那倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)，損耗費(fèi)要承擔(dān)。

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